本方案的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是先進的、開放的體系結(jié)構(gòu)，同時考慮系統(tǒng)使用中的科學性。整個系統(tǒng)能體現(xiàn)當今會議技術(shù)的發(fā)展水平。在用戶可能的財政預算范圍內(nèi)考慮率先采用國內(nèi)外業(yè)已成熟的先進技術(shù)和產(chǎn)品，以適應不斷革新的趨勢，并利于向更高水準的系統(tǒng)平臺升級。靈活性體現(xiàn)在對具有不同需求的用戶提供不同的服務。
系統(tǒng)應根據(jù)用戶實際需求，具有數(shù)字化會議應用、模塊化結(jié)構(gòu)組成、完全信息化資源共享、智能化控制管理等特性； 系統(tǒng)應提供穩(wěn)定、可靠、安全、舒適、快捷的工作環(huán)境和高效的綜合服務功能，以達到節(jié)省能源、降低運行和管理成本的目的，并適應未來更科學的綜合管理機制，充分滿足信息化的發(fā)展需要； 系統(tǒng)建設應以先進性、實用性、可靠性和合理性為前提，同時考慮經(jīng)濟性、開放性、靈活性、可擴充性和易使用易維護性；系統(tǒng)采用模塊化的結(jié)構(gòu)，開放式的系統(tǒng)平臺，建立符合技術(shù)發(fā)展趨勢的物理平臺和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，保證日后的系統(tǒng)擴充和新技術(shù)的應用成為可能。 設計原則根據(jù)其建筑特征等要素用合理的投資去營造一個規(guī)格較高的會議氛圍。提供滿足以上功能實現(xiàn)的活動環(huán)境。
圓桌會議有幾個致命的缺點，第一個是空間小，聲音傳不出去，必須采用強吸收，可是很多會議室不可能做強吸收，因為會議室是一個嚴肅、莊重的場合，不像電影院可以做成軟包，給人感覺比較溫馨，大部分都是一些大理石和刷白的水泥墻，吸音效果比較差。第二個缺點是圓桌會議話筒比較多，它一圈都是話筒，有的會議它一次開五六個，這樣建聲就很難做，我們必須采用手拉手會議系統(tǒng)限制話筒的開啟數(shù)量。所以這兩個缺點決定圓桌會議室是很難做的，真是想把增益做得很高的話，發(fā)言的人必須離話筒很近，人離話筒隔20-30cm效果是最好的，如果能靠近一點就更好了。
多功能廳的使用功能大致可以劃分為：報告形式的會議、多媒體的展示或是新聞發(fā)布、一些小型的演出、歌舞自娛、同聲傳譯等。
現(xiàn)在的會議系統(tǒng)一般采用手拉手，手拉手會議系統(tǒng)的優(yōu)點是：1、可以無限制控制話筒的數(shù)量；2、可以做視像跟蹤會議系統(tǒng)；3、它能控制話筒開啟的數(shù)量，因為話筒開啟的數(shù)量越多你的
增益越低，一般來說一個聲場中我們很少有五六個話筒同時開啟的。這樣的話你出來的增益肯定很低。同時開兩三個還是可以的，嚴格控制話筒開啟的數(shù)量是提高增益比較關(guān)鍵性的一個指
標。
視頻系統(tǒng)
視頻系統(tǒng)現(xiàn)多采用3500流明以上的投影機，投120寸到150寸的屏幕。小會議室也可采用大屏幕電視，圓桌會議也可在每個座位前安裝液晶顯示屏。
紅外線同聲傳譯系統(tǒng)：利用紅外線傳輸進行語言分配。
紅外線同聲傳譯系統(tǒng)優(yōu)點：
1、超強的保密性，墻壁可以阻止傳播；
3、紅外傳輸傳遞信息的帶寬較大，有的是通過語言來觸發(fā)有的是通過手動來觸發(fā)，建議采用手動觸發(fā)比較好。